9 Phương pháp giúp quản lý kho hàng hiệu quả

Hiện nay, các doanh nghiệp gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc kiểm soát số lượng hàng hóa lưu trữ trong kho. Họ thường không để nắm bắt được hàng hóa hết hạn, lỗi thời từ đó không thể điều chuyển hàng hóa kịp thời dẫn đến nguy cơ thất thoát hàng hóa lớn.

Nhưng nếu biết các phương pháp quản lý hiệu quả, bạn sẽ thấy công việc quản lý kho hàng không phải là một vấn đề quá lớn. Dưới đây là kinh nghiệm mà Minhviet Group đã đúc kết trong hơn 15 năm cung cấp dịch vụ kho vận, nhằm giúp quý doanh nghiệp có thể phát huy hết hiệu quả của việc quản lý kho hàng của mình.

Phương pháp quản lý kho hàng là gì?

Phương pháp quản lý kho hàng là phương pháp giúp tổng hợp các công việc liên quan tới vấn đề giám sát lưu trữ hàng hóa. Hoạt động này mà bộ phận quản lý có thể cập nhật được chất lượng, số lượng của tất cả hàng hóa đang lưu trữ trong kho từ đó có thể kịp thời điều chỉnh hoạt động knih doanh.

Đối với việc quản lý hàng hóa phải được áp dụng liên tục và có chế tài sử dụng riêng biệt nhằm đảm bảo tiết kiệm tuyệt đối trong việc bảo quản và tận dụng hàng hóa, tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp

Những phương pháp giúp quản lý kho hàng hiệu quả nhất

Sau đây là tập hợp 12 phương pháp trong lĩnh vực lưu trữ hàng hóa có thể áp dụng tất cả các mô hình từ kho hàng nhỏ, kho hàng lớn, kho hàng nguyên vật liệu, kho hàng điện tử … Đây chính là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được 200% chi phí được lãng phí mỗi tháng.

Phương pháp LIFO và FIFO

LIFO và FIFO là gì? Đây là hai thuật ngữ trong lĩnh vực kiểm soát hàng tồn kho. Trong đó:

LIFO (Last in, First Out) có nghĩa là hàng mới nhập vào cần xuất đi trước để đảm bảo chi phí sản xuất và chi phí bán hàng đem lại lợi nhuận cao nhất so với thời giá hiện tại. Thường áp dụng với những hàng hóa, nguyên vật liệu có thể lưu kho lâu dài như vật liệu điện nước, vật liệu xây dựng…

FIFO (First in, First out) trái ngược với LIFO, đối với phương pháp này hàng hóa nhập trước sẽ được ưu tiên xuất đi trước. Thường áp dụng với các loại hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn như hàng hóa tiêu dùng nhanh như: thực phẩm, bánh kẹo, đồ đóng họp, đồ theo trends…

LIFO và FIFO là gì? Nên sử dụng phương pháp nào?

Phương pháp phân loại kho theo khu vực

Việc phân loại hàng hóa lưu trữ nên được ưu tiên triển khai ngay từ khi hàng hóa chưa xuất hiện trong kho, vừa tránh lãng phí được không gian lưu trữ, vừa kiểm soát được danh mục hàng hóa. Trong đó:

• Nên bố trí gọn gàng khoa học nhất theo tính chất, mức độ nhập xuất của loại hàng hóa đó
• Hàng cố định nên để ở phía trong cùng và hàng nhập xuất thường xuyên nên đặt ở chỗ gần cửa kho hoặc nơi thuận tiện lưu chuyển.
• Phân loại hàng dễ hư hỏng ở riêng một khu sẽ không làm ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm
• Thiết kế lối đi theo kích thước của hàng hóa lưu kho giúp cho việc nâng hạ bốc xếp trở nên dễ dàng và thuận lợi.

Phương pháp phân loại theo SKU

SKU là gì? SKU (Stock Keeping Unit) là một cách quy định mã của hàng hóa, sản phẩm nào đó.

Phân loại theo SKU có thể hiểu đơn giản rằng: Bạn có thể căn vị vào các thuộc tính, tính chất hay vị trí lưu kho mà quy định tên gọi cho từng loại hàng hóa. Các quy định này thường sẽ là một chuỗi các ký tự bao gồm cả số và chữ (thường từ 9-11 ký tự). Từ đây khi nhìn vào một SKU bạn có thể biết được đó là sản phẩm gì, thuộc tính ra sao và đang được đặt ở vị trí nào trong kho.

Phương pháp xây dựng sơ đồ lưu kho hàng hóa

Nhiều đơn vị chuyên nghiệp thường áp dụng phương pháp này để xác định vị trí hàng hóa trong kho. Trong đó:

Sơ đồ lưu kho hàng hóa là một bản vẽ sơ đồ tổng quan kho hàng của bạn giúp hệ thống lại vị trí của từng loại hàng hóa trong kho. Với sơ đồ dạng này, bộ phận quản lý có thể dễ dàng thay đổi hoặc quy hoạch lại từng vị trí theo mục đích kinh doanh theo thời điểm của mình. Nhất là đôi với việc nâng cấp kho lưu trữ

Phương pháp quản lý hàng hóa bằng thẻ kho và dán nhãn phân lô

Như đã đề cập ở rất nhiều bài viết về quản lý kho, Minhviet Group đã giải thích khá kỹ lưỡng về phương pháp này. Bạn có thể đọc thêm tại bài viết này: Các cách quản lý kho hiệu quả

Thẻ kho là một tờ rời dùng để theo dõi từng loại hàng hóa lưu trữ trong kho. Trên tờ rơi này thể hiện thông tin hàng hóa, thời gian và số lượng nhập xuất theo từng đợt từ đó có thể kiểm soát được lượng hàng tồn kho thực tế.

Từ đó doanh nghiệp thực hiện công việc dán nhãn theo từng lô để phân loại và kiểm soát thực tế hàng hóa trong kho. Phương pháp này có thể tích hợp với phương pháp sử dụng SKU bên trên để đồng bộ nhất giữa việc quản lý trực tiếp và quản lý trực tuyến.

Phương pháp quản lý hàng hóa bằng camera

Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường không có mặt trực tiếp tại nhà kho mà phải thông qua các nhân sự cấp dưới (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.

Nhờ camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,…

Đây là một phương pháp được thực hiện 100% tại tất cả các doanh nghiệp lớn nhỏ. Bởi nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, từ việc kiểm soát nhân sự kho vận (thủ kho, kế toán kho, nhân viên bốc xếp, bảo vệ …) cho tới kiểm soát thời điểm xuất hàng và các cá nhân ngoài công ty bước vào khu vực kho.

Bạn có thể trích xuất dữ liệu lưu trữ bất cứ lúc nào trong những trường hợp xảy ra điều không may như: trộm đột nhập, mất cắp, hư hỏng thiết bị …  Tuy nhiên bạn vẫn nên đi kiểm tra thực tế hàng hóa tại kho định kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng một lần.

Phương pháp tổ chức nhân sự trong kho

Các doanh nghiệp thường chỉ đề phòng vấn đề hư hại, thất thoát hàng hóa từ nguyên nhân bên ngoài mà không biết rằng vấn đề nội bộ cũng rất dễ phát sinh nguy cơ này. Ví dụ như việc nhân viên hoàn toàn có thể tự ý sử dụng hàng hóa trong kho, tuồn hàng lợi nhuận cao nhằm chục lợi hay là việc thiếu trung thực trong kiểm kê hàng hóa…

Chính vì lý do này việc tổ chức nhân sự trong kho là việc cần thiết hơn bao giờ hết. Để áp dụng được phương pháp hữu ích này, bạn cần quan tâm và xây dựng thành quy trình như sau:

• Tuyển dụng nhân sự phải có lý lịch rõ ràng, đáng tin cậy nên được quản lý nghiêm ngặt ở bược này.
• Kiểm tra thực tế nhân sự trước khi chính thức bàn giao trách nhiệm để đánh giá mức độ siêng năng, tính trung thực
• Liên tục đào tạo nghiệp vụ kho cho nhân sự chính thức

Phương pháp sử dụng phần mềm quản lý

Các doanh nghiệp có thể chi một khoản chi phí rất lớn cho các phần mềm CRM (quản lý nhân sự) nhưng lại không quan tâm tới các phần mềm có thể quản lý hàng tồn kho, thường chỉ sử dụng file excel để quản lý. Đối với các doanh nghiệp với quy nhỏ thì phương pháp này vẫn có thể chấp nhận được, nhưng đối với các doanh nghiệp có tới 200-300 mã sản phẩm thì sử dụng excel sẽ gặp rất nhiều vấn đề kém hiệu quả.

Trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng hóa hiệu quả có thể kể tới như: Kiot viet, Sapo hay Misa. Các phần mềm này có điểm chung là giúp các doanh nghiệp kiểm soát được tình trạng hàng hóa, kiểm soát việc nhập xuất lưu chuyển hay để kiểm tra thông tin hàng hóa. Tùy thuộc vào mô hình và điều kiện tài chính bạn có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.

Phương pháp sử dụng tiện ích lưu trữ của đơn vị cung cấp dịch vụ

Đây được xem như một phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm tối ưu ngân sách của mình. Phương pháp này có thể hiểu rằng, khi bạn lựa chọn một kho lưu trữ thì thường các đơn vị cung cấp, họ sẽ có tiện ích quản lý kho hàng đi kèm. Công việc của bạn là kiểm soát kho hàng từ xa, đơn vị cung cấp sẽ giám sát và quản lý trực tiếp hàng hóa cho bạn

Đối với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ tích kiệm được tối đa chi phí lưu kho (Không phải lắp đặt camera, không cần nhân sự kiểm kê, không cần nhân sự bốc xếp cũng không cần phải vẽ sơ đồ hay vệ sinh kho bãi) Mọi vấn đề sẽ được đơn vị cung cấp chịu trách nhiệm. Việc của bạn là tìm ra một đơn vị uy tín nhất.

Minhviet Group là một đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi, hoạt động hơn 15 năm tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi có hơn 500.000m2 kho đang hoạt động và được rất nhiều đối tác tin tưởng và sử dụng. Chúng tôi cam kết đáp ứng đầy đủ tiện ích quản lý kho một cách trách nhiệm nhất đối với khách hàng.

Để biết thêm thông tin xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ A208-BT2B, KĐT Mễ Trì Thượng, Nam Từ Liêm, Hà Nội. Hoặc liên hệ qua số HOTLINE: 0919009808